잠깐 자리를 비울 때도 운영체제의 잠금 기능을 직접 실행하고, 자동 잠금은 보조 수단으로 설정하세요. 고객정보가 적힌 문서와 이동식 저장매체, 출입카드는 책상 위에 두지 말고 승인된 서랍이나 캐비닛에 보관해야 합니다. 퇴근 전에는 프린터·회의실·화이트보드까지 확인하고, 발견한 문서를 임의로 읽거나 버리지 않는 회수 절차를 정해 두세요.
자리 비움은 짧아도 화면은 바로 잠급니다
회의실 이동, 복사, 택배 수령처럼 몇 분만 자리를 비우더라도 업무 화면을 열린 채 두지 마세요. 운영체제의 잠금 단축키를 누른 뒤 잠금 화면으로 전환됐는지 확인하는 동작을 공통 습관으로 정하면 주변 사람이 메일, 고객정보와 업무 시스템을 우연히 보거나 조작할 가능성을 줄일 수 있습니다.
KISA 보호나라의 Windows 취약점 점검 자료는 일정 시간 사용하지 않은 PC를 자동으로 잠그고 다시 접근할 때 암호를 요구하는 설정을 점검 항목으로 안내합니다. 자동 잠금은 사용자가 직접 잠그는 행동을 대신하기보다 실수를 보완하도록 짧은 대기시간과 재인증 조건을 조직 정책에 맞게 설정하세요.
- 일어설 때 운영체제 잠금 단축키 실행
- 자동 잠금 뒤 암호·생체인증 등 재인증 요구
- 공용·회의실 PC도 같은 기준 적용
화면에 보이는 정보부터 줄입니다
업무 화면은 자리를 비울 때만 보호하는 것이 아닙니다. 고객 이름, 연락처, 계약 내용처럼 주변 사람에게 불필요한 정보가 보이지 않도록 창을 정리하고, 방문객이 지나는 좌석은 화면 방향과 반사까지 확인하세요. 화면 보호 필름은 보조 수단일 뿐 접근권한이나 화면 잠금을 대신하지 않습니다.
원격회의나 화면 공유를 시작할 때는 전체 화면보다 필요한 창만 선택하고 알림 미리보기를 끄는 것이 좋습니다. 회의가 끝난 뒤 공유가 실제로 종료됐는지 확인하고, 캡처나 녹화가 필요하면 목적과 보관 위치, 접근 가능한 사람을 먼저 정하세요.
- 방문객 동선에서 고객정보 화면 노출 여부 확인
- 화면 공유는 필요한 창만 선택
- 메일·메신저 알림 미리보기 제한
종이 문서와 작은 저장매체도 책상에서 치웁니다
개인정보보호위원회의 안전조치 안내서는 개인정보가 담긴 서류와 보조저장매체의 물리적 보호를 포함한 최소 안전조치를 설명합니다. 사용을 마친 신청서, 계약서와 출력물은 뒤집어 놓는 데서 끝내지 말고 업무 중에는 정해진 트레이에 두고, 자리를 오래 비우거나 퇴근할 때는 잠금 가능한 서랍이나 캐비닛으로 옮기세요.
USB 메모리, 외장 저장장치, 보안카드와 출입카드는 작아 쉽게 잊기 때문에 지정 보관 위치를 표시하는 편이 좋습니다. 비밀번호를 적은 메모를 모니터나 키보드 아래에 두지 말고, 불필요한 문서는 승인된 파쇄 절차에 따라 폐기하세요.
- 고객정보 문서는 잠금 서랍·캐비닛에 보관
- USB·보안카드·출입카드의 지정 위치 운영
- 폐기 문서는 일반 쓰레기와 분리해 승인 절차 적용
출력 직후 회수하고 공용 공간을 확인합니다
공용 프린터에 남은 출력물은 다른 직원이나 방문객에게 노출될 수 있습니다. 출력 명령을 보낸 뒤 바로 회수하고, 민감한 문서는 가능하면 사용자 인증 뒤 출력되는 기능을 사용하세요. 잘못 출력했거나 용지가 걸렸다면 장비 내부와 배출함까지 확인해야 합니다.
회의실의 화이트보드, 좌석 아래 메모, 스캔 원본과 복합기 전송 기록도 마감 점검 범위에 포함하세요. 주인을 알 수 없는 문서를 발견하면 내용을 더 살피거나 임의로 폐기하지 말고, 봉투나 지정 보관함에 넣어 문서관리 담당자에게 전달하는 절차를 마련하세요.
- 출력 직후 원본과 모든 출력물 회수
- 회의실·프린터·스캐너 주변 마감 확인
- 방치 문서는 지정 담당자에게 전달
퇴근 점검은 짧고 확인 가능하게 만듭니다
마지막 퇴근자 한 사람에게 모든 책임을 맡기기보다 각 사용자가 자기 자리와 사용한 공용 공간을 확인하도록 하세요. 화면 잠금 또는 로그아웃, 문서와 저장매체 보관, 출력물 회수, 화이트보드 정리처럼 눈으로 확인할 수 있는 항목을 1분 이내 체크리스트로 만들면 반복하기 쉽습니다.
관리자는 정기 점검에서 개인의 실수만 지적하기보다 잠금 서랍 부족, 프린터 위치, 지나치게 긴 자동 잠금 시간처럼 환경상의 원인을 함께 고쳐야 합니다. 예외가 필요한 상시 모니터링 화면이나 공용 단말은 표시 정보와 접근 구역을 제한하고, 책임자와 종료 조건을 기록하세요.
- 개인 자리와 사용한 공용 공간을 각자 확인
- 1분 이내 마감 체크리스트 운영
- 반복 발견 사항은 보관공간·설정·동선 개선으로 연결
이 주제로 함께 많이 찾는 안내
상담 전에 많이 묻는 내용
Q. 자동 화면 잠금을 설정했으면 직접 잠그지 않아도 되나요?
자동 잠금이 작동하기 전까지 화면이 노출될 수 있습니다. 자리를 뜰 때는 직접 잠그고, 자동 잠금은 깜빡한 경우를 보완하는 수단으로 운영하세요.
Q. 종이 문서는 뒤집어 두기만 해도 괜찮나요?
뒤집어 놓는 것은 잠깐의 시선 노출만 줄일 뿐 분실이나 무단 열람을 막지 못합니다. 자리를 오래 비우거나 퇴근할 때는 승인된 잠금 서랍이나 캐비닛에 보관하세요.
Q. 프린터에 남은 문서를 발견하면 바로 파쇄해도 되나요?
소유자와 보존 필요성을 확인하지 않은 채 임의로 폐기하지 마세요. 내용을 불필요하게 읽지 말고 조직이 정한 보관함이나 담당자에게 전달한 뒤 기록된 절차에 따라 처리하는 것이 안전합니다.
참고 출처 및 업데이트
개인정보 포털, 개인정보의 안전성 확보조치 기준 안내서(2024.10.), 작성기관 개인정보보호위원회, 작성자 관리자, 발행일 2024-10, 등록일 2024-11-04, 수집일 2026-08-09KISA 보호나라, Windows 취약점 점검 자료(화면 보호기 설정 여부 점검), 작성기관 한국인터넷진흥원, 작성자 미표기, 작성일 미표기, 수집일 2026-08-09ISMS-P 누리집 자료실, ISMS-P 인증기준 안내서(2023.11.23), 작성기관 한국인터넷진흥원, 작성자 관리자, 작성일 2023-11-23, 수집일 2026-08-09최초 작성 2026-08-09 · 최종 수정 2026-08-09
