화상회의 링크를 공개 게시물에 올리지 말고 필요한 참석자에게만 전달하며 회의마다 암호를 다르게 설정하세요. 주최자는 대기실에서 참석자 이름과 소속을 확인한 뒤 입장을 승인하고, 화면 공유·채팅·파일 전송·녹화 권한은 필요한 사람에게만 제한합니다. 회의가 끝나면 참가자와 공유 자료를 확인하고, 녹화파일은 목적·열람자·보관기간을 정해 승인된 저장소에 두었다가 기간이 지나면 안전하게 삭제하세요.
초대 링크는 참석자 명단과 함께 관리합니다
화상회의 주소를 공개 게시판이나 여러 사람이 있는 대화방에 올리면 의도하지 않은 사람이 링크를 전달받을 수 있습니다. 필요한 참석자의 업무용 계정이나 확인된 연락처로만 초대하고, 반복 회의라도 외부인이 참여하거나 민감한 내용을 다룬다면 회의별 링크와 암호를 새로 발급하세요.
초대장에는 회의 목적, 시작 시각, 주최자 연락처와 참석 대상만 적고 고객명단·계약내용 같은 민감정보는 넣지 않는 편이 안전합니다. 참석자가 바뀌거나 링크가 외부에 노출된 정황이 있으면 기존 회의방을 그대로 쓰지 말고 링크와 암호를 교체해 다시 안내하세요.
- 공개 게시물 대신 확인된 참석자에게만 링크 전달
- 외부·민감 회의는 고유 링크와 암호 사용
- 노출 의심 시 기존 링크와 암호 즉시 교체
대기실에서 이름과 소속을 확인한 뒤 입장시킵니다
KISA는 권한 없는 사람의 무단 입장을 막기 위해 회의방 암호, 링크 비공개, 초대자만 입장 허용 같은 조치를 안내합니다. 주최자는 참석자보다 먼저 접속해 대기실을 켜고, 표시 이름만 믿지 말고 사전 명단이나 별도 연락으로 이름과 소속을 대조한 뒤 한 명씩 승인하세요.
알 수 없는 참가자가 들어오면 회의 내용을 더 진행하지 말고 마이크·카메라·채팅 권한을 제한한 뒤 신원을 확인하세요. 확인되지 않으면 내보내고 재입장을 막으며, 링크 노출이 의심되면 새 회의방으로 이동합니다. 공동 주최자와 돌발상황 담당자를 미리 정하면 발표 중에도 입장 관리를 놓치지 않을 수 있습니다.
- 주최자가 먼저 접속해 대기실과 참가자 명단 확인
- 표시 이름을 사전 명단·별도 연락과 대조
- 미확인 참가자는 권한 제한 후 퇴장·재입장 차단
화면 공유와 파일 전송 권한은 필요한 순간에만 엽니다
참가자 모두가 언제든 화면을 공유할 수 있으면 잘못된 창이나 부적절한 자료가 회의 전체에 노출될 수 있습니다. 기본 공유 권한은 주최자나 지정 발표자로 제한하고, 발표 차례에만 권한을 열었다가 끝나면 회수하세요. 전체 화면보다 필요한 애플리케이션 창 하나만 공유하고 알림과 메신저 미리보기도 먼저 끕니다.
채팅의 링크와 파일은 발신자가 참석자라고 해서 바로 열지 마세요. 회의 목적에 필요한 자료인지 음성이나 등록된 연락처로 확인하고, 조직이 승인한 저장소를 통해 공유합니다. 원격제어 권한은 일반 발표에 필요하지 않으므로 기본적으로 끄고, 지원 목적으로 사용했다면 작업 종료 즉시 해제하세요.
- 화면 공유는 주최자·지정 발표자로 기본 제한
- 필요한 창만 공유하고 알림 미리보기 끄기
- 채팅 링크·파일과 원격제어 요청은 별도 확인
녹화 전 목적과 참여자 고지를 먼저 확인합니다
녹화파일에는 참석자의 얼굴과 음성뿐 아니라 화면에 표시된 개인정보·계약정보·내부 시스템 화면이 함께 담길 수 있습니다. 단순한 편의를 이유로 모든 회의를 자동 녹화하지 말고, 녹화 목적과 필요성을 먼저 확인한 뒤 조직의 개인정보 처리 절차에 따라 참여자에게 녹화 사실, 이용 목적과 보관 기준을 알리세요.
녹화가 필요한 구간과 발표 화면만 남기고 불필요한 채팅, 참가자 목록, 휴식 시간은 제외하는 것이 좋습니다. 회의 중 민감정보가 예상치 않게 노출되었다면 파일을 곧바로 배포하지 말고 책임자와 함께 삭제·편집 필요성, 영향 범위와 후속 조치를 판단합니다.
- 자동 녹화 대신 회의별 목적·필요성 확인
- 참여자에게 녹화 사실과 이용·보관 기준 안내
- 민감정보 노출 파일은 배포 전 담당자 검토
회의 종료 뒤 참가자와 녹화파일을 함께 정리합니다
회의가 끝나면 모든 참가자가 퇴장했는지 확인한 뒤 회의방을 종료하고, 채팅에 남긴 링크와 공유 파일의 접근권한을 점검하세요. 반복 회의방에 외부 게스트가 남아 있거나 이전 자료가 계속 열리지 않도록 참가자 목록, 공동 주최자 권한과 연결된 공유 폴더를 함께 정리합니다.
녹화파일은 개인 PC나 공개 링크에 두지 말고 승인된 저장소에서 필요한 사람만 열 수 있도록 제한하세요. 파일 책임자, 열람 대상과 삭제일을 기록하고 이용 목적이 끝나면 복사본과 공유 링크까지 안전하게 삭제합니다. 잘못 공유했다면 링크부터 차단하고 접속·다운로드 기록, 포함 정보와 공유 범위를 보존해 개인정보보호·보안 담당자에게 알리세요.
- 회의 종료 후 참가자·공동 주최자·공유자료 점검
- 녹화파일 책임자·열람자·삭제일 기록
- 오공유 시 접근 차단 후 기록 보존과 담당자 보고
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상담 전에 많이 묻는 내용
Q. 회의 암호를 설정하면 대기실은 꺼도 되나요?
암호가 전달되거나 노출될 수 있으므로 대기실을 함께 사용해 실제 참석자를 확인하는 편이 안전합니다. 특히 외부인이나 민감정보가 포함된 회의는 주최자가 명단과 신원을 대조한 뒤 입장을 승인하세요.
Q. 참석자 이름이 명단과 같으면 바로 입장시켜도 되나요?
표시 이름은 누구나 바꿀 수 있습니다. 처음 보는 외부 참석자라면 등록된 연락처나 초대한 내부 담당자를 통해 소속과 참여 필요성을 별도로 확인하세요.
Q. 녹화파일을 링크로 공유할 때 암호만 걸면 충분한가요?
암호만으로는 전달받은 사람과 실제 열람자를 통제하기 어렵습니다. 지정 계정만 접근하도록 제한하고 다운로드·재공유 가능 여부, 만료일과 삭제일을 함께 설정하세요.
참고 출처 및 업데이트
KISA 보호나라, 원격수업 대비 지켜야 할 실천수칙, 작성기관 한국인터넷진흥원, 작성자 미표기, 작성일 2020-04-08, 수집일 2026-08-16KISA, 원격근무·영상회의 등 비대면 업무환경 보안 이렇게 지켜요!, 작성기관 한국인터넷진흥원, 작성자 담당부서 미표기, 작성일 2020-06-24, 수집일 2026-08-16개인정보 포털, 개인정보의 안전성 확보조치 기준 안내서(2024.10.), 작성기관 개인정보보호위원회, 작성자 관리자, 발행일 2024-10, 등록일 2024-11-04, 수집일 2026-08-16최초 작성 2026-08-16 · 최종 수정 2026-08-16
